คู่มือการใช้งานระบบ (ฉบับอัปเดต)
ยินดีต้อนรับสู่คู่มือการใช้งานระบบติดตามสวัสดิการฌาปนกิจสงเคราะห์ เวอร์ชัน 2.0 คู่มือนี้รวบรวมวิธีการใช้งานฟีเจอร์ใหม่ๆ และขั้นตอนพื้นฐานสำหรับผู้ใช้งานทุกระดับ
1. สำหรับประชาชนทั่วไป / ทายาท
1.1 การค้นหาและตรวจสอบสิทธิ์
ระบบเปิดให้ประชาชนทั่วไปสามารถตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้นได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ:
- เข้าไปที่หน้าแรกของเว็บไซต์
- กรอก เลขบัตรประชาชน 13 หลัก หรือ ชื่อ-นามสกุล ในช่องค้นหา
- ระบบจะแสดงรายการสมาคมที่เกี่ยวข้องกับผู้เสียชีวิต พร้อมสถานะล่าสุดว่า "เป็นสมาชิก" หรือ "ไม่เป็นสมาชิก"
1.2 การเข้าสู่ระบบติดตามสถานะ (Login)
ข้อควรรู้: การเข้าสู่ระบบสำหรับทายาท จำเป็นต้องใช้ เบอร์โทรศัพท์ ที่เจ้าหน้าที่สมาคมได้บันทึกไว้ในระบบแล้วเท่านั้น (ในขั้นตอนที่ 3) หากท่านเข้าไม่ได้ กรุณาติดต่อเจ้าหน้าที่สมาคมเพื่ออัปเดตเบอร์โทรศัพท์
ขั้นตอนการเข้าใช้งาน:
- หลังจากค้นหาข้อมูลผู้เสียชีวิตพบ ให้กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบเพื่อดูรายละเอียด/ทายาท"
- กรอก เลขบัตรประชาชนผู้เสียชีวิต (ช่องบน)
- กรอก เบอร์โทรศัพท์ของผู้รับผลประโยชน์/ทายาท (ช่องล่าง)
- เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จ ท่านจะเห็นไทม์ไลน์ 8 ขั้นตอน แสดงสถานะปัจจุบันอย่างละเอียด
2. สำหรับเจ้าหน้าที่สมาคม (Admin)
2.1 ระบบแจ้งเตือน (Notifications) ใหม่
ระบบได้เพิ่มฟีเจอร์การแจ้งเตือนแบบ Real-time เพื่อช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น:
- ไอคอนกระดิ่ง (Bell Icon): มุมขวาบนของหน้าจอ จะแจ้งเตือนเมื่อมีการแจ้งตายเคสใหม่จากสมาคมอื่นๆ
- ระบบ Auto-Refresh: ระบบจะตรวจสอบข้อมูลใหม่ทุกๆ 30 วินาที โดยไม่ต้องกด Refresh หน้าจอเอง
- Smart Alert: สมาคมที่เป็นผู้ทำรายการแจ้งตาย จะไม่ได้รับแจ้งเตือนซ้ำ (เพื่อลดความรำคาญ) จะแจ้งเตือนเฉพาะสมาคมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
- LINE Notify: หากมีการตั้งค่า Token แล้ว ระบบจะส่งข้อความแจ้งเตือนผ่านไลน์กลุ่มทันทีที่มีรายการใหม่
2.2 การจัดการเคส (Flow การทำงาน 8 ขั้นตอน)
เมื่อมีผู้แจ้งเรื่องเข้ามา เจ้าหน้าที่จะดำเนินการตามขั้นตอน 8 Step ดังนี้:
กลุ่มข้อมูลพื้นฐาน
- ขั้นตอน 1 รับแจ้งข้อมูล: บันทึกวันที่ เวลา ข้อมูลผู้เสียชีวิต และแนบรูปภาพ
- ขั้นตอน 2 สถานะสมาชิก: ตรวจสอบว่าผู้ตายเป็นสมาชิกสมาคมหรือไม่ (ระบบตั้งค่าเริ่มต้นเป็น "รอตรวจสอบ")
- ขั้นตอน 3 ผู้รับผลประโยชน์: สำคัญมาก ต้องบันทึกเบอร์โทรศัพท์เพื่อให้ทายาทสามารถ Login เข้ามาดูข้อมูลได้
กลุ่มการเงินและอนุมัติ
- ขั้นตอน 4 ค่าจัดการศพ: บันทึกค่าใช้จ่ายเบื้องต้น (ถ้ามี)
- ขั้นตอน 5 เอกสาร: ติ๊กเลือกเอกสารว่าครบหรือไม่ ระบบจะคำนวณจำนวนเอกสารที่คุณต้องใช้
- ขั้นตอน 6 อนุมัติ: บันทึกวันที่กรรมการอนุมัติจ่ายเงิน
- ขั้นตอน 7-8 รอดำเนินการ: บันทึกการจ่ายเงิน ปิดเคส และพิมพ์รายงาน
2.3 การตั้งค่าสมาคม (Settings)
เจ้าหน้าที่สามารถปรับแต่งระบบให้เข้ากับบริบทของสมาคมได้เอง:
- กดที่ปุ่ม "ตั้งค่า" (icon ฟันเฟือง) ในแถบเมนูด้านบน
- จัดการเอกสาร: ท่านสามารถ เพิ่ม/ลบ รายชื่อเอกสารที่สมาคมต้องการได้ (เช่น บางที่ต้องใช้ใบรับรองแพทย์, บางที่ใช้แค่ใบมรณบัตร)
- กำหนดจำนวนเงิน: สามารถตั้งค่าจำนวนเงินที่เกี่ยวข้องกันในแต่ละเอกสารได้ เพื่อให้ระบบช่วยคำนวณ (ถ้ามี)
3. สำหรับผู้ดูแลระบบสูงสุด (Root Admin)
3.1 การจัดการสมาคมพันธมิตร
Root Admin มีสิทธิ์ในการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลสมาคมทั้ง 7 แห่ง:
- ข้อมูลทั่วไป: แก้ไขชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์
- การเข้าสู่ระบบ: รีเซ็ต Username / Password ให้เจ้าหน้าที่
- Identity: อัปโหลดโลโก้ประจำสมาคม
- Integrations: ใส่
LINE Token เพื่อเปิดใช้งานระบบแจ้งเตือนผ่านไลน์
3.2 เมนูเครื่องมือ (Tools)
- Export SQL: สำรองฐานข้อมูลทั้งหมดออกมาเป็นไฟล์
- Clear Database: ล้างข้อมูลผู้เสียชีวิตทั้งหมด (Reset ระบบ) *ข้อมูล Master Data เช่น รายชื่อสมาคมจะยังคงอยู่
คำเตือน: การกดปุ่ม "ล้างข้อมูลทั้งหมด" จะไม่สามารถกู้คืนข้อมูลได้ กรุณา Export ข้อมูลเก็บไว้ก่อนทุกครั้ง